Datenschutzbestimmungen

1. Einleitung

Diese Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Last Mile Solutions Deutschland GmbH, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach deutschem Recht mit satzungsmäßigem Sitz in Unter den Linden 21, 10117 Berlin (Deutschland) (im Folgenden bezeichnet als: „Last Mile Solutions„).

Last Mile Solutions ist unter den folgenden Kontaktdaten zu erreichen:

Last Mile Solutions Deutschland GmbH
Unter den Linden 21,
10117 Berlin (Deutschland)
E-Mail Adresse: privacy@lastmilesolutions.com

Diese Richtlinie gilt für alle von Last Mile Solutions und/oder im Auftrag von Last Mile Solutions verarbeiteten personenbezogenen Daten, die eine Person identifizieren oder identifizieren können („personenbezogene Daten„). Diese Personen werden im Folgenden gemeinsam als betroffene Personen („Betroffene Person„) bezeichnet.

Last Mile Solutions behält sich das Recht vor, diese Richtlinie in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und/oder zu ändern, um die einschlägigen Gesetze einzuhalten, sowie für jeden anderen Zweck, den Last Mile Solutions für angemessen notwendig erachtet.

Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragten unter: privacy@lastmilesolutions.com.

 

2. Umgang mit personenbezogenen Daten

Last Mile Solutions hält sich an alle deutschen und europäischen Gesetze und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere an die EU-Datenschutz-Grundverordnung vom 27. April 2016 (im Folgenden „DS-GVO“) („Anwendbare Gesetze“).

Die Richtlinie ist eine externe Richtlinie und richtet sich an betroffene Personen, deren personenbezogene Daten von Last Mile Solutions zum Zweck der Herstellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen verarbeitet werden. Diese Richtlinie gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, bei der Last Mile Solutions als Datenverantwortlicher im Sinne der anwendbaren Gesetze handelt. Diese Datenschutzbestimmungen gelten für die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen durch Last Mile Solutions sowie für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, in welcher Form auch immer.

Für Geschäftszwecke können die betroffenen Personen aufgefordert werden, ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall ist Last Mile Solutions, seine Tochtergesellschaften und Partner verpflichtet, diese Informationen vertraulich zu behandeln.

 

3. Personenbezogene Daten

Die hier erwähnten und von Last Mile Solutions definierten personenbezogenen Daten beziehen sich auf Informationen aller Art, die sich auf jede betroffene Person beziehen – ihren Namen, ihre Adresse, ihre E-Mail-Adresse, ihre Mobiltelefonnummer usw. – und die von den betroffenen Personen an Last Mile Solutions übermittelt werden.

Die Kategorien von personenbezogenen Daten, die Last Mile Solutions verarbeitet, sind:

  • Name;
  • Nachname;
  • Titel;
  • Familienname;
  • E-Mail-Adresse;
  • Telefonnummer (geschäftlich und privat);
  • Bankkontonummer;
  • Anschrift;
  • Geschäfts-, Rechnungs- und Lieferanschrift;
  • Berufserfahrung;
  • Rolle in der Organisation;
  • Abteilung;
  • Nationalität;
  • IP-Adresse;
  • Log-in-Verlauf;
  • Videobilder von natürlichen Personen;
  • digitale Bilder von natürlichen Personen bei Veranstaltungen;
  • Zahlungsauftrag/Historie;
  • Statistiken über die Nutzung der App;
  • Besucherinformationen (Datum und Uhrzeit);
  • in Verträgen enthaltene Tarife und Preise;
  • Rechnungen und Transaktionsdaten;
  • Passwort;
  • Energieverbrauch;
  • Benutzer-(Serien-)Nummer; und
  • Benutzer-Login-ID oder Nutzername;
  • Ladestellen-ID;
  • Karten-ID.

Bestimmte Informationen können sensible personenbezogene Daten im Sinne der geltenden Vorschriften sein. Last Mile Solutions verpflichtet sich, solche sensiblen Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu verarbeiten und die betroffenen Personen entsprechend zu informieren.

 

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch Last Mile Solutions sind:

  • Verkauf und Materialverwaltung;
  • Marketing- und PR-Aktivitäten;
  • Zahlung von Rechnungen und Schuldenmanagement;
  • Rechtshilfe (Überprüfung von Verträgen);
  • Beziehungsmanagement;
  • Kontaktpflege mit potenziellen Geschäftspartnern;
  • Erstellen von Bestellungen (PO);
  • Bereitstellung von Service und Unterstützung;
  • Besucherregistrierung;
  • Qualitätskontrolle;
  • Schulung von Kunden;
  • Paketzustellung; und
  • Vertragsverwaltung;
  • Sicherheitsgründe: physische Sicherheit von Personen, Schutz von Eigentum und gegen Eindringlinge;
  • Bewertung der Kundenzufriedenheit;
  • Sicherstellung von Werbe- und Direktmarketingmaßnahmen;
  • Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Vorschriften;
  • Durchführung von Marktanalysen und Erstellung von Statistiken.

Die Videoüberwachung in Form von Video-Türklingeln oder Parkplatzkameras kann auf unserem Gelände von Dritten durchgeführt werden. Last Mile Solutions Deutschland hat keine Kontrolle über diese Videoüberwachung und übernimmt keine Verantwortung für diese Videoüberwachung.

Weitere Informationen zu den Zwecken der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Last Mile Solutions finden Sie in Anhang 1 zu diesen Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage
Last Mile Solutions ist verpflichtet, die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit diesen Zwecken und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu verarbeiten. Die Datenverarbeitung durch Last Mile Solutions ist für die Durchführung von Tätigkeiten erforderlich, für die die betroffene Person ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat, oder für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Last Mile Solutions und der betroffenen Person, oder für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, oder sie ist für die Zwecke eines von Last Mile Solutions verfolgten berechtigten Interesses erforderlich. Die betroffenen Personen haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Auch wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Last Mile Solutions und der betroffenen Person erforderlich ist, sind die verarbeiteten personenbezogenen Daten für den Abschluss eines Vertrags notwendig. Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten kann der Vertrag nicht geschlossen werden. Die berechtigten Interessen, für die Last Mile Solutions personenbezogene Daten verarbeitet, sind: Beziehungsmanagement, Marketing- und PR-Aktivitäten, Kontaktformular für Angebote und Bestellungen sowie die Gewährleistung der Sicherheit von Kunden und Besuchern.

Aufbewahrungsfrist
Last Mile Solutions verwendet und speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, und löscht die gesammelten personenbezogenen Daten nach Ablauf des Zeitraums, der erforderlich ist, um die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke zu erreichen, oder um vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen oder wie es die geltenden Gesetze erlauben oder vorschreiben. In Anhang 1 dieser Richtlinie sind die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten aufgeführt.

 

5. Zweckbindung

Die personenbezogenen Daten dürfen nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nicht für andere Zwecke als die, für die sie erhoben wurden, verarbeitet werden. Besteht die Notwendigkeit oder das Bedürfnis, personenbezogene Daten für andere Zwecke zu verarbeiten, so wird Last Mile Solutions prüfen, ob die Zwecke der beabsichtigten Datenverarbeitung mit den ursprünglichen Zwecken vereinbar sind. Vor dieser Weiterverarbeitung wird Last Mile Solutions die betroffene Person über den neuen Zweck informieren.

 

6. Sicherheit der personenbezogenen Daten

Last Mile Solutions behandelt personenbezogene Daten sorgfältig und vertraulich und setzt alle geeigneten physischen, verwaltungstechnischen und technischen Sicherheitsvorkehrungen ein, um die Integrität und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

 

7. Übertragung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von Last Mile Solutions und anderen Dritten wie Gläubigern, Regierungen, Buchhaltungsunternehmen, Banken, Versicherungsgesellschaften, Wirtschaftsprüfern, Paketzustellern (z.B. DHL), Datenspeichern und Sicherheitsdienstleistern eingesehen oder übertragen.

In allen Fällen wird Last Mile Solutions ausdrücklich angeben, warum diese Informationen notwendig sind, so dass die betroffenen Personen die Informationen nach eigenem Ermessen zur Verfügung stellen können. Last Mile Solutions wird die von den betroffenen Personen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nicht ohne vorherige Zustimmung der betroffenen Personen an andere Parteien als Last Mile Solutions selbst weitergeben.

Alle Daten werden direkt von den betroffenen Personen erhoben. Last Mile Solutions kann jedoch personenbezogene Daten verarbeiten, die aus von natürlichen Personen oder Dritten zur Verfügung gestellten Informationen stammen. In jedem Fall werden die betroffenen Personen über die Zwecke informiert, für die ihre Daten gesammelt werden.

Last Mile Solutions ergreift alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten.  Zu diesem Zweck trifft Last Mile Solutions unter Berücksichtigung der Art der Daten und der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken alle erforderlichen Vorkehrungen, um die Daten zu sichern und insbesondere zu verhindern, dass sie verfälscht oder beschädigt werden oder dass unbefugte Dritte darauf zugreifen können (physischer Schutz der Räumlichkeiten, Authentifizierungsverfahren mit persönlichem und sicherem Zugang über vertrauliche Kennungen und Passwörter, Verbindungsprotokollierung, Verschlüsselung bestimmter Daten).

Last Mile Solutions legt personenbezogene Daten offen, wenn eine solche Offenlegung nach geltendem Recht zwingend erforderlich ist oder nach vernünftigem Ermessen als notwendig erachtet wird, um die Rechte, das Eigentum und die Sicherheit anderer Parteien, von Last Mile Solutions selbst und/oder der mit Last Mile Solutions verbundenen Unternehmen zu schützen und zu wahren.

Last Mile Solutions kann die IP-Adressen der betroffenen Personen, die im System gespeichert sind, verwenden, um die Ursache oder die Lösung eines Problems auf seinen Servern zu erforschen oder um seine Website zu verwalten.

Es können Umstände eintreten, unter denen Last Mile Solutions aus strategischen oder anderen geschäftlichen Gründen beschließt, Unternehmen zu verkaufen, zu kaufen, zu fusionieren oder anderweitig zu reorganisieren. Eine solche Transaktion kann die Weitergabe von personenbezogenen Daten an potenzielle oder tatsächliche Käufer oder den Erhalt von Daten von Verkäufern beinhalten. Es ist die Praxis von Last Mile Solutions, einen angemessenen Schutz für Informationen bei dieser Art von Transaktionen zu gewährleisten.

Last Mile Solutions kann personenbezogene Daten in ein Drittland oder an internationale Organisationen außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums („EU/EWR“) erhalten/übermitteln, was nur in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erfolgen darf, und wenn angemessene Garantien vorhanden sind, die das von den geltenden Gesetzen geforderte Schutzniveau für die betroffenen Personen gewährleisten (z. B. Übermittlungen auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der Standard-EU-Musterklauseln). Die EU-Musterklauseln sind der Datenverarbeitungsvereinbarung zwischen Last Mile Solutions und seinen Datenverarbeitern beigefügt.

Unter bestimmten Umständen ist es möglich, dass personenbezogene Daten aufgrund von gerichtlichen oder anderen behördlichen Vorladungen, Haftbefehlen oder Anordnungen offengelegt werden müssen.

 

8. Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten

Betroffene Personen haben das Recht auf Information, Zugang, Berichtigung, Ergänzung und Löschung personenbezogener Daten und das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen oder sie einzuschränken (oder eine früher erteilte Zustimmung zu widerrufen), sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das Verfahren von Last Mile Solutions, das es den betroffenen Personen ermöglicht, diese Rechte auszuüben, wird im Folgenden beschrieben.

Betroffene Personen können bei Last Mile Solutions einen Antrag auf Auskunft stellen, und Last Mile Solutions antwortet unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines (1) Monats, dahingehend

a) ob Last Mile Solutions über personenbezogene Daten der betroffenen Person verfügt; und,

b) wenn ja, über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien, die Empfänger (falls zutreffend), die vorgesehene Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten oder die angewandten Kriterien, das Bestehen des Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen eine solche Verarbeitung, das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, im Falle der Übermittlung der Daten in ein Drittland, die angemessenen Garantien und die Quelle(n) der personenbezogenen Daten informiert.

Nachdem eine betroffene Person Zugang zu den personenbezogenen Daten erhalten hat, kann sie Last Mile Solutions auffordern, die personenbezogenen Daten zu korrigieren, einzuschränken, zu ändern, zu ergänzen, zu löschen und/oder zu transportieren. Last Mile Solutions teilt der betroffenen Person innerhalb eines (1) Monats nach Erhalt des Antrags mit, ob dem Antrag (rechtzeitig) entsprochen wird, und falls nicht, die Gründe für die Verzögerung oder Ablehnung.

Die Auskunftserteilung erfolgt unentgeltlich. Die betroffenen Personen können diese Rechte in angemessenen Abständen ausüben. Betroffene Personen können ihre Rechte ausüben, indem sie sich schriftlich an die den Datenschutzbeauftragten bei Last Mile Solutions wenden (Adresse siehe oben) oder eine E-Mail an privacy@lastmilesolutions.com senden.

Last Mile Solutions wird einem berechtigten Antrag einer betroffenen Person auf Berichtigung, Einschränkung oder Löschung nachkommen, wenn die personenbezogenen Daten sachlich unrichtig, unvollständig oder für den Zweck der Datenverarbeitung irrelevant sind oder anderweitig im Widerspruch zu den geltenden Gesetzen verarbeitet werden.

Im Hinblick auf einen Antrag auf Löschung personenbezogener Daten ist zu berücksichtigen, dass Last Mile Solutions einem solchen Antrag nicht nachkommen wird, wenn er mit den gesetzlichen Verpflichtungen von Last Mile Solutions unvereinbar ist.

Wenn einem Antrag stattgegeben wird, führt Last Mile Solutions die Entscheidung über die Berichtigung, Änderung, Löschung und/oder den Transport der personenbezogenen Daten so schnell wie möglich aus.

Im Falle von Bedenken hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten haben die betroffenen Personen auch das Recht, eine Beschwerde bei einer lokalen Aufsichtsbehörde [in Deutschland: Datenschutzbeauftragte des jeweiligen Bundeslandes] einzureichen.

 

9. Google Maps

Google Maps kann auf unserer Website genutzt werden, um z.B. die Route zu unserem Büro zu berechnen. Last Mile Solutions verarbeitet in diesem Fall die Standortdaten der betroffenen Person, um herauszufinden, wo sich die betroffene Person befindet und um die Route zu bestimmen. Wir fragen gesondert nach, ob wir dies tun dürfen und verwenden diese Informationen nur mit der Erlaubnis der betroffenen Person. Wir verwenden für diesen Dienst die Navigations- und Ortungssoftware von Google. Mit der Nutzung von Google Maps erklären Sie sich mit den zusätzlichen Nutzungsbedingungen von Google Maps / Google Earth einverstanden, die Sie unter https://www.google.com/intl/US/help/terms_maps/ finden. Wir verwenden Google Maps unter den von Google festgelegten Bedingungen (https://developers.google.com/maps/documentation), und gleichzeitig haben wir keine Kontrolle darüber, was die Hersteller dieser Software (Google) damit machen. Die betroffene Person sollte immer ihre Datenschutzerklärung lesen. Weitere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google finden Sie in deren Datenschutzerklärung, die unter https://policies.google.com/privacy abrufbar ist.

Bei der Nutzung unserer mobilen Apps können Sie auch Google Maps mit Informationen über den Standort von Ladestationen nutzen, und während der Nutzung dieses Dienstes sammelt die mobile App Daten über Ihren Standort (ohne jedoch die Möglichkeit, andere Funktionen wie die Navigation zu nutzen). Unsere mobilen Apps erheben Daten über Ihren Standort nur auf der Grundlage Ihrer gesonderten vorherigen Zustimmung und nur zum Zweck der Nutzung dieses Dienstes. Die Daten zu Ihrem Standort werden im Speicher Ihres Geräts gespeichert und nicht an Last Mile Solutions übermittelt. Die Nutzung von Google Maps in unseren mobilen Apps unterliegt den oben genannten zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps / Google Earth, die unter https://www.google.com/intl/US/help/terms_maps/ abrufbar sind, sowie den oben genannten Datenschutzbestimmungen von Google, die unter https://policies.google.com/privacy abrufbar sind.

 

10. Verbundene Unternehmen

Threeforce B.V., das unter dem Namen Last Mile Solutions firmiert, kann personenbezogene Daten auch an seine verbundenen Unternehmen weitergeben. Threeforce ist und bleibt jedoch der Datenverantwortliche und Eigentümer aller gemeinsam genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Diese Übermittlung personenbezogener Daten beruht auf dem berechtigten Interesse von Threeforce an der Zusammenarbeit mit den einzelnen Mitgliedsunternehmen in geschäftlichen Angelegenheiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) und soll Threeforce helfen, seine Dienstleistungen zu verbessern.

Zur Sicherstellung eines den Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts entsprechenden Datenschutzniveaus und gemäß Art. 46 DSGVO hat Threeforce mit seinen verbundenen Unternehmen eine Vereinbarung über konzerninterne Datenübermittlungen einschließlich EU-Standardvertragsklauseln und Transfer-Folgenabschätzung mit den jeweiligen verbundenen Unternehmen abgeschlossen.

Die jeweiligen verbundenen Unternehmen sind in der nachstehenden Tabelle aufgeführt:

Name und Adresse:

Last Mile Solutions SAS
73, rue du Château
92100 Boulogne-Billancourt (Frankreich).

Threeforce UK Limited
1 The Sanctuary, Westminster
London, SW1P 3JT (Vereinigtes Königreich).

Last Mile Solutions Deutschland GmbH
Unter den Linden 21,
10117 Berlin (Deutschland).

Last Mile Solutions sp. z o.o.,
ul. Stefana Rogozińskiego 6,
31-559 Kraków, Polen.

 

11. Fragen und Anfragen

Für Fragen und Anfragen zu dieser Politik von Last Mile Solutions wenden Sie sich bitte an: den Datenschutzbeauftragten unter: privacy@lastmilesolutions.com

Anhang 1: Zwecke der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen*:

Zweck der Verarbeitung Rechtsgrundlage Aufbewahrungsfrist
Vertragsdaten, tägliche Kommunikation, Versand-auftrag, Angebotsanfrage, kommerzielle Kommunikation Erforderlich für die Erfüllung eines Vertrags oder einer Bestellung Mindestens für die Dauer des Vertrages, bis zum Ende der Garantiezeit und/oder Reklamation
Finanzdatenbank; Buchhaltung Erforderlich für die Einhaltung der gesetzlichen Verpflich-tung 10 Jahre
Datenbank der Lieferanten Erforderlich für die Vertragserfüllung 10 Jahre nach Ablauf des Lieferantenvertrags
Rechnungsbegleichung und Forderungsmanagement Erforderlich für die Vertragserfüllung 10 Jahre
Vertrieb und Material-wirtschaft Berechtigter Interesse 5 Jahre nach Vertrags-beendigung
Angebote und Bestellungen von Dienstleistungen Erforderlich für die Vertragserfüllung 5 Jahre nach Vertrags-beendigung
Rechtsbeistand (Überprüfung von Verträgen) Berechtigter Interesse (Überprüfung von Verträgen) 5 Jahre nach Vertrags-beendigung
Beziehungsmanagement Zustimmung und notwendig für die Erfüllung eines Vertrages 5 Jahre nach Beendigung der Beziehung zum Kunden
Aufrechterhaltung des Kontakts mit potenziellen Geschäftspartnern Zustimmung 1 Jahr
Erstellung einer Bestellung (PO) Erforderlich für die Vertragserfüllung 5 Jahre nach Erstellen einer PO
Erbringung von Service und Support Erforderlich für die Vertragserfüllung 5 Jahre nach dem Kauf oder 2 Jahre nach dem Ende der vertraglichen Verpflichtungen von Last Mile Solutions
Vertragsmanagement Erforderlich für die Vertragserfüllung 5 Jahre nach Beendigung des Vertrages
Kommerzielle Zusammen-arbeit mit verbundenen Unternehmen und Ver-besserung der Dienst-leistungsqualität Berechtigter Interesse 7 Jahre nach Beendigung des Vertrages
Qualitätskontrolle Erforderlich für die Vertragserfüllung und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen Für die Dauer der Garantie (12 Jahre oder 25 Jahre Leistungsgarantie)
Schulung von Kunden Berechtigter Interesse Für die Dauer der Konzession, alle zwei Jahre

 

*Die Aufbewahrungsfristen richten sich stets nach den gesetzlichen Bestimmungen.