1. Introduction

La présente politique de confidentialité (« Politique ») apporte des informations sur les données personnelles traitées par Last Mile Solutions France SAS, une société privée à responsabilité limitée de droit français, dont le siège sociale est situé à 92, avenue Charles de Gaulle 92200 Neuilly sur Seine, Paris (France) (ci-après désignée individuellement et collectivement : « Last Mile Solutions »)

Il est possible de contacter Last Mile Solutions  aux coordonnées suivantes :

Last Mile Solutions France SAS
92 avenue Charles de Gaulle,
92200 Neuilly sur Seine, Paris (France).

 

Numéro de téléphone : +33 1 70 48 46
Adresse électronique : privacy@lastmilesolutions.com

Cette Politique s’applique à toutes les données personnelles traitées par Last Mile Solutions et/ou pour le compte de Last Mile Solutions, qui identifient ou peuvent identifier une personne (« Données personnelles »). Ces personnes sont ci-après désignées collectivement « personnes concernées » (ci-après « Personnes concernées »).

Last Mile Solutions se réserve le droit de revoir et/ou de modifier la Politique périodiquement, afin de se conformer à la législation locale et/ou française, et à toute autre fin jugée raisonnablement nécessaire par Last Mile Solutions.

Pour toute question ou demande de renseignements sur la présente Politique, veuillez contacter la personne chargée de la protection de la vie privée à l’adresse suivante : privacy@lastmilesolutions.com

2. Traitement des Données personnelles

Last Mile Solutions respecte l’ensemble des lois et règlements français et européens relatifs à la protection des données personnelles, y compris, mais sans s’y limiter, la loi française du 6 janvier 1978 relative à la protection des données personnelles (connue sous le nom de « LIL » loi Informatique et Libertés), la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et au Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») (« Lois applicables »).

La Politique est une politique externe et s’adresse aux Personnes concernées dont les Données personnelles sont traitées par Last Mile Solutions dans le but de produire et de fournir des produits et services. La présente Politique s’applique au traitement des Données personnelles, dans lequel Last Mile Solutions agit en tant que responsable des données en vertu des lois applicables. Cette Politique s’applique aux données personnelles des Personnes concernées par Last Mile Solutions, ainsi qu’au traitement de ces données personnelles, sous quelque forme que ce soit.

À des fins commerciales, il peut être demandé aux Personnes concernées de fournir leurs Données personnelles. Si tel est le cas, Last Mile Solutions, ses filiales et ses partenaires sont tenus de garder ces informations confidentielles.

3. Données personnelles

Les Données personnelles mentionnées dans le présent document et définies par Last Mile Solutions sont des informations, de toute nature, relatives à chaque Personne concernée comme son nom, son adresse, son adresse électronique, son numéro de téléphone portable, etc., et sont transmises à Last Mile Solutions par les Personnes concernées.

Les catégories de Données personnelles traitées par Last Mile Solutions sont les suivantes :

• le prénom ;
• le nom ;
• la fonction ;
• le nom de famille ;
• l’adresse électronique ;
• le numéro de téléphone (professionnel et privé) ;
• le numéro de compte bancaire ;
• l’adresse ;
• l’adresse de l’entreprise, de la facture et de la livraison ;
• l’expérience professionnelle ;
• le rôle dans l’organisation ;
• le département ;
• la nationalité ;
• l’adresse IP ;
• l’historique de connexion ;
• les images vidéo de personnes physiques ;
• les photos numériques de personnes physiques lors d’événements ;
• le mandat/l’historique de paiement ;
• les statistiques sur l’utilisation de l’application ;
• les informations relatives aux utilisateurs (date et heure) ;
• les tarifs et prix inclus dans les contrats ;
• les factures et les données de transaction ;
• le mot de passe ;
• la consommation d’énergie ;
• le numéro d’utilisateur (de série) ; et
• l’identifiant de connexion ou le nom d’utilisateur ;
• l’identifiant de points de charge ;
• l’identifiant de la carte.

 

4. Finalité et fondement juridique du traitement des données

Les finalités du traitement des Données personnelles par Last Mile Solutions sont :

• les ventes et la gestion du matériel ;
• les activités de marketing et de relations publiques ;
• le paiement des factures et la gestion des dettes ;
• l’aide juridique (révision des contrats) ;
• la gestion de la relation client ;
• maintenir le contact avec des partenaires commerciaux potentiels ;
• créer un bon de commande (BDC) ;
• offrir un service et de l’aide ;
• l’enregistrement des utilisateurs ;
• le contrôle de la qualité ;
• la formation des clients ;
• la livraison de colis ; et
• la gestion des contrats ;
• des motifs de sécurité : sécurité physique des personnes, protection des biens et contre les intrusions ;
• évaluer la satisfaction du client ;
• assurer les opérations de promotion et de marketing direct ;
• se conformer aux exigences légales et réglementaires ;
• effectuer des analyses de marché et établir des statistiques.

La vidéosurveillance sous forme de sonnettes vidéo ou de caméras de parking peut être effectuée dans nos locaux par des tiers. Last Mile Solutions n’a aucun contrôle sur cette vidéosurveillance et décline toute responsabilité quant à cette vidéosurveillance.

Pour plus d’informations sur les finalités du traitement des Données personnelles par Last Mile Solutions, veuillez-vous référer à l’Annexe 1 de cette Politique, qui comprend un tableau avec les finalités, les fondements juridiques et la durée de conservation du traitement des Données

Fondements juridiques
Last Mile Solutions a l’obligation de traiter les Données personnelles conformément à ces finalités et dans le respect des Lois applicables. Le traitement des données par Last Mile Solutions st nécessaire pour le fonctionnement des activités pour lesquelles la Personne concernée a donné son consentement explicite, ou pour l’exécution d’un contrat entre Last Mile Solutions et la Personne concernée, ou pour l’exécution d’une obligation légale, ou il est nécessaire aux fins d’un intérêt légitime poursuivi par Last Mile Solutions. Les Personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment. Aussi, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat entre Last Mile Solutions et la Personne concernée, les Données personnelles traitées sont nécessaires à la conclusion d’un contrat. Sans la fourniture de données personnelles, le contrat ne peut être conclu. Les intérêts légitimes pour lesquels Last Mile Solutions traite les Données personnelles sont les suivants : la gestion des relations client, les activités de marketing et de relations publiques et la sauvegarde de la sécurité des clients et des visiteurs.

Durée de conservation
Last Mile Solutions n’utilisera pas et ne stockera pas les Données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités mentionnées ci-dessus, et supprimera les Données personnelles collectées après l’écoulement de la durée nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans la présente Politique, ou pour se conformer aux obligations contractuelles ou comme autorisé ou requis par les Lois applicables. L’Annexe 1 de la présente Politique fait référence aux durées de conservation pour chaque finalité de traitement des Données personnelles.

5. Limitation de la finalité

Les Données personnelles ne peuvent être traitées que dans la mesure nécessaire aux fins décrites. Les Données personnelles ne peuvent en principe pas être traitées à des fins autres que celles pour lesquelles les Données personnelles ont été collectées. S’il existe une nécessité ou un besoin de traiter les Données personnelles pour d’autres finalités, Last Mile Solutions examinera si les finalités du traitement des données envisagé sont compatibles avec les finalités initiales. Avant ce traitement ultérieur, Last Mile Solutions fournira à la Personne concernée des informations sur la nouvelle finalité.

6. Sécurité des Données personnelles

Last Mile Solutions traite les Données personnelles avec soin et de manière confidentielle, et utilise toutes les mesures de protection physiques, managériales et techniques appropriées pour préserver l’intégrité et la sécurité de vos Données personnelles.

7. Transfert de Données personnelles

Les Données personnelles sont consultées ou transférées par Last Mile Solutions et d’autres tiers tels que des créanciers, des gouvernements, des sociétés de comptabilité, des banques, des compagnies d’assurance, des auditeurs, des sociétés de livraison de colis (par exemple DHL), des serveurs de stockage de données et des sociétés de services de sécurité.

Dans tous les cas, Last Mile Solutions indiquera expressément pourquoi ces informations sont nécessaires, afin que les Personnes concernées puissent fournir les informations à leur convenance. Last Mile Solutions ne divulguera pas les Données personnelles fournies par les Personnes concernées à toute autre partie, autre que Last Mile Solutions elle-même, sans l’autorisation préalable des Personnes concernées.

Toutes les données sont collectées directement par les personnes concernées. Last Mile Solutions peut toutefois traiter des données personnelles obtenues à partir d’informations fournies par des personnes physiques ou des tiers. Dans tous les cas, les personnes concernées sont informées des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées.

Last Mile Solutions met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garantir que le traitement de vos données reste sécurisé et confidentiel. À ce titre, Last Mile Solutions prend toutes les précautions nécessaires, en tenant compte de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, processus d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, enregistrement des connexions, cryptage de certaines données).

Last Mile Solutions divulgue des Données personnelles dans le cas où cette divulgation est obligatoire en vertu des Lois applicables ou est raisonnablement jugée essentielle pour protéger et sauvegarder les droits, la propriété et la sécurité d’autres parties, de Last Mile Solutions elle-même, et/ou des sociétés affiliées de Last Mile Solutions.

Last Mile Solutions peut utiliser les adresses IP des Personnes concernées enregistrées dans le système afin d’explorer la cause ou la solution de tout problème survenant dans ses serveurs, ou pour administrer son site web.

Il peut arriver que, pour des raisons stratégiques ou commerciales, Last Mile Solutions décide de vendre, d’acheter, de fusionner ou de réorganiser des entreprises. Une telle transaction peut impliquer la divulgation de Données personnelles à des acheteurs potentiels ou réels, ou leur réception de la part des vendeurs. Last Mile Solutions a la responsabilité de rechercher une protection appropriée des informations dans ces types de transactions.

Last Mile Solutions peut recevoir/transférer des Données personnelles vers un pays tiers ou des organisations internationales en dehors de l’Union européenne/l’Espace économique européen (« UE/EEE »), ce qui ne peut avoir lieu que dans le respect des lois applicables, et lorsque des garanties appropriées sont en place pour assurer le niveau de protection des Personnes concernées tel que requis par les lois applicables (par exemple, des transferts sur la base d’une décision d’adéquation ou de clauses types de l’UE). Les clauses types de l’UE sont jointes au contrat sur le traitement des Données conclu entre Last Mile Solutions et ses opérateurs de traitement de données.

Dans certaines circonstances, il est possible que les Données personnelles soient soumises à une divulgation en vertu d’assignations, de mandats ou d’ordonnances judiciaires ou gouvernementales.

8. Droits relatifs aux Données personnelles

Les Personnes concernées ont droit à l’information, l’accès, la rectification, l’ajout et l’effacement des Données personnelles, et le droit de s’opposer au traitement des Données personnelles ou de le restreindre (ou de retirer un consentement donné antérieurement), ainsi que le droit à la portabilité des données. La procédure de Last Mile Solutions qui permet aux Personnes concernées d’exercer ces droits est décrite ci-dessous.

Les Personnes concernées peuvent déposer une demande d’accès auprès de Last Mile Solutions, et Last Mile Solutions répondra rapidement, et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois, si :

a) Last Mile Solutions détient des Données personnelles relatives à la Personne concernée ; et,

b) si tel est le cas, des informations sont fournies sur les finalités du traitement, les catégories, les destinataires (le cas échéant), la période envisagée pour laquelle les Données personnelles seront stockées, ou les critères utilisés, l’existence du droit de demander la rectification, l’effacement, la limitation ou de s’opposer à ce traitement, le droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, l’existence d’une prise de décision automatisée, lorsque les données sont transférées vers un pays tiers, les garanties appropriées et la ou les sources des Données personnelles.

Après qu’une Personne concernée a accédé aux Données personnelles, elle peut demander à Last Mile Solutions de corriger, restreindre, modifier, ajouter, effacer et/ou transférer les Données personnelles. Last Mile Solutions informe la Personne concernée dans un délai d’un (1) mois après réception de la demande si celle-ci sera satisfaite (dans les délais), et dans le cas contraire, accompagnée des raisons du retard ou du rejet.

Les informations fournies sont gratuites. Les Personnes concernées peuvent exercer ces droits à intervalles raisonnables. Les Personnes concernées peuvent exercer leurs droits en contactant par écrit la personne chargée de la protection de la vie privée chez Last Mile Solutions (voir l’adresse ci-dessus) ou en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@lastmilesolutions.com

Last Mile Solutions se conformera à une demande légitime de correction, de restriction ou d’effacement d’une Personne concernée, si les Données personnelles sont factuellement incorrectes, incomplètes ou non pertinentes pour la ou les finalités du traitement des données, ou autrement traitées en violation des lois applicables.

En ce qui concerne une demande d’effacement de Données personnelles, il convient de prendre en compte que Last Mile Solutions ne donnera pas suite à cette demande si elle est incompatible avec les obligations légales de Last Mile Solutions.

Si une demande est acceptée, Last Mile Solutions exécutera la décision de corriger, modifier, effacer et/ou transférer les Données personnelles dans les meilleurs délais.

En cas d’inquiétude concernant le traitement des Données personnelles, les Personnes concernées ont également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle locale, [en France : La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)].

 

9. Google maps

Google Maps peut être utilisé sur notre site Web, par exemple pour calculer l’itinéraire jusqu’à notre bureau. Dans un tel cas, Last Mile Solutions traite les données de localisation de la personne concernée pour savoir où se trouve la personne concernée et pour déterminer l’itinéraire. Nous demandons séparément si nous sommes autorisés à le faire et n’utilisons ces informations qu’avec l’autorisation de la personne concernée. Nous utilisons le logiciel de navigation et de localisation de Google pour ce service. Lorsque vous utilisez Google Map, vous acceptez d’être lié par les conditions d’utilisation supplémentaires de Google Maps / Google Earth, disponibles à l’adresse : https://www.google.com/intl/pl_US/help/terms_maps/. Nous utilisons Google Maps selon les termes déterminés par Google (https://developers.google.com/maps/documentation), et, en même temps, nous n’avons aucun contrôle sur ce que les éditeurs de ce logiciel (Google) en font. La personne concernée doit toujours lire leur déclaration de confidentialité. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données par Google dans leur déclaration de confidentialité, disponible à l’adresse : https://policies.google.com/privacy.

Lors de l’utilisation de nos applications mobiles, vous pouvez également utiliser Google Maps avec des informations sur l’emplacement des bornes de recharge et, lors de l’utilisation de ce service, l’application mobile collecte des données sur votre emplacement (sans toutefois la possibilité d’utiliser d’autres fonctionnalités tel que la navigation). Nos applications mobiles collectent des données sur votre position uniquement sur la base de votre consentement préalable séparé et uniquement dans le but d’utiliser ce service. Les données sur votre position sont stockées dans la mémoire de vos appareils et ne sont pas transférées à Last Mile Solutions. L’utilisation de Google Maps dans nos applications mobiles est soumise aux conditions d’utilisation supplémentaires de Google Maps / Google Earth susmentionnées, disponibles à l’adresse : https://www.google.com/intl/pl_US/help/terms_maps/ et à la déclaration de confidentialité de Google susmentionnée, qui est disponible sur https://policies.google.com/privacy.

 

10. Questions et demandes de renseignements

Threeforce B.V., opérant sous le nom de Last Mile Solutions, peut également partager des données personnelles avec ses sociétés affiliées. Néanmoins, Threeforce est et reste le responsable du traitement et le propriétaire de toutes les données personnelles partagées et traitées. Ce transfert de données personnelles est basé sur l’intérêt légitime de Threeforce en coopération avec les sociétés affiliées individuelles dans les affaires commerciales (article 6, paragraphe 1, lit. f du RGPD) et doit aider Threeforce à améliorer ses services.

Afin d’assurer un niveau de protection des données conforme aux exigences de la législation européenne sur la protection des données et conformément à l’article 46 du RGPD, Threeforce a conclu un accord avec ses affiliées sur les transferts de données intra-groupe, y compris les clauses contractuelles types de l’UE et l’évaluation de l’impact du transfert avec les partenaires respectifs. affiliés.

Les affiliés respectifs sont répertoriés dans le tableau ci-dessous :

Nom et adresse :

Last Mile Solutions France SAS
92 avenue Charles de Gaulle,
92200 Neuilly sur Seine, Paris (France).

Threeforce UK Limited
1 The Sanctuary, Westminster
London, SW1P 3JT (United Kingdom).

Last Mile Solutions Deutschland GmbH
Unter den Linden 21,
10117 Berlin (Germany).

Last Mile Solutions Polen,
ul. Stefana Rogozińskiego 6,
31-559 Kraków, Poland.

11. Questions et demandes de renseignements

Pour toute question ou demande de renseignements sur la présente Politique de Last Mile Solutions SAS, veuillez contacter la personne chargée de la protection de la vie privée à l’adresse suivante : privacy@lastmilesolutions.com

Annexe 1 : finalités du traitement, fondements juridiques et délais de conservation*

Finalité du traitement	Fondement juridique	Durée de conservation
Données contractuelles, communication quotidienne, bordereau d’expédition, demande de devis, communication commerciale	Nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une commande	Au moins pendant la durée du contrat, jusqu’à la fin de la période de garantie et/ou de la réclamation
Base de données financières ; comptabilité	Nécessaire pour le respect d’une obligation légale	10 ans
Base de données des fournisseurs	Nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une commande	10 ans après l’expiration du contrat des fournisseurs ;
Paiement de la facture et gestion de la dette	Nécessaire à l’exécution d’un contrat	10 ans
Ventes et gestion du matériel	Intérêt légitime	5 ans après l’expiration du contrat
Offres et commandes de services	Nécessaire à l’exécution d’un contrat	5 ans après la fin du contrat
Aide juridique (révision des contrats)	Intérêt légitime (révision des contrats)	5 ans après l’expiration du contrat
Gestion des relations client	Consentement et nécessaire à l’exécution d’un contrat	5 ans après la fin de la relation avec le client
Maintenir le contact avec des partenaires commerciaux potentiels	Consentement	1 an
Traitement des Tickets en cas de demande d’assistence	Nécessaire à l’exécution d’un contrat	3 mois après la résiliation du contrat avec le client
Création d’un bon de commande (BDC)	Nécessaire à l’exécution d’un contrat	5 ans après la création du BDC
Gestion des contrats	Nécessaire à l’exécution d’un contrat	5 ans après la fin du contrat
Coopération commerciale avec les affiliées et amélioration de la qualité des services	Intérêt légitime	7 ans après l’expiration du contrat
Contrôle de la qualité	Nécessaire à l’exécution d’un contrat et nécessaire au respect d’une obligation légale	Pour la durée de la garantie (12 ans ou 25 ans de garantie de performance)
Formation des clients	Intérêt légitime	Pendant la durée de la concession, tous les deux ans

 

*Les périodes de conservation suivront toujours les exigences légales.