Warum die Firmenkreditkarten Ihrer Mitarbeiter im Büro nicht funktionieren – und wie Sie das Problem beheben können  

Auf einen Blick: 

• Das Laden am Arbeitsplatz erstreckt sich mittlerweile auf private, geschäftliche und öffentliche Netzwerke – doch Infrastruktur und Ladekarten werden oft von unterschiedlichen Anbietern verwaltet 

• Das bedeutet, dass die Karten der Mitarbeiter an den Ladestationen im Büro möglicherweise nicht wie vorgesehen funktionieren, selbst wenn beide Systeme für sich genommen einwandfrei arbeiten. 

• Die eigentliche Ursache ist eine Diskrepanz zwischen Zugriff (technisch) und Berechtigung (richtlinienbasiert). 

• Die autorisierte Whitelist-Funktion – die über eine CPO-Plattform angeboten wird – ermöglicht es Unternehmen, genau zu steuern, welche Karten wo und zu welchem Preis akzeptiert werden. 

• Last Mile Solutions schätzt, dass durch die Whitelist-Methode die Kosten um 10 % gesenkt und die operative Effizienz der Personalabteilung um 50 % gesteigert werden können 

Da Unternehmen ihre Infrastruktur ausbauen, um Mitarbeiter bei der Umstellung auf Elektrofahrzeuge zu unterstützen, beschränkt sich das Laden am Arbeitsplatz nicht mehr auf eine einzige Umgebung. Die Mitarbeiter laden ihre Fahrzeuge zu Hause mit einer privaten Ladestation, im Büro und gelegentlich auch an öffentlichen Ladestationen auf. Aus Sicht des Fahrers fühlt sich dies wie eine durchgehende Fahrt an. Aus Sicht des Unternehmens ist dies jedoch selten der Fall. 

Die Ladeinfrastruktur am Arbeitsplatz kann von einem Anbieter installiert und betrieben werden, während die Mitarbeiter bereits Ladekarten nutzen, die von einem anderen Mobilitätsdienstleister (MSP) ausgestellt wurden. Jeder Dienst funktioniert für sich genommen einwandfrei – aber nicht unbedingt im Zusammenspiel mit dem anderen. Um zu verstehen, warum das so ist, muss man sich den Unterschied zwischen Zugang und Autorisierung genauer ansehen. 

Warum der Zugang allein nicht ausreicht  

Herkömmliche Ladekartenmodelle sind in erster Linie darauf ausgelegt, eine einzige Frage zu beantworten:Kann diese Karte einen Ladevorgang starten? 

In öffentlichen Ladeumgebungen funktioniert dies gut. Die breite Akzeptanz ist äußerst praktisch, und einzelne Ladevorgänge werden in der Regel zwischen den Anbietern abgerechnet, ohne dass eine zusätzliche Auslegung der Richtlinien erforderlich ist.  

Das vom Arbeitgeber unterstützte Laden – zu Hause und im Büro – bringt jedoch ganz andere Anforderungen mit sich. Unternehmen müssen Folgendes klären: 

• Welche Karten können an bestimmten Standorten aufgeladen werden? 

• Ob es sich um eine private oder eine geschäftliche Sitzung handelt 

• Wie diese Sitzung im Hinblick auf die Kostenerstattung oder Kostenverrechnung zu behandeln ist 

In solchen Szenarien führt ein uneingeschränkter Zugang eher zu Unklarheiten als zu Einfachheit. Eine Karte mag zwar technisch gültig sein, für ein bestimmtes Ladegerät oder einen bestimmten Kontext jedoch ungeeignet sein. Dies verdeutlicht einen wichtigen Unterschied:Der Zugang bestimmt, ob das Laden technisch möglich ist;die Autorisierung bestimmt, ob es unter festgelegten Bedingungen zulässig ist. Da das Laden von Elektrofahrzeugen zunehmend sowohl zu Hause als auch am Arbeitsplatz stattfindet, wird die Möglichkeit, klare Autorisierungsregeln anzuwenden, genauso wichtig wie die Konnektivität selbst. 

Wo Komplexität ins Spiel kommt  

Komplikationen treten häufig dann auf, wenn die Ladeinfrastruktur und der Zugang zu den Ladestationen von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden – was in der Praxis häufig der Fall ist. 

Ein typisches Szenario am Arbeitsplatz sieht folgendermaßen aus: Die Ladestationen im Büro werden von Anbieter A (Ladestationsbetreiber) bereitgestellt und verwaltet, während die Mitarbeiter Ladekarten nutzen, die von Anbieter B (Anbieter von E-Mobilitätsdiensten) ausgestellt wurden. Für sich genommen funktionieren beide Dienste wie vorgesehen. Die Herausforderung entsteht, wenn die Mitarbeiter erwarten, dass sie nahtlos zusammenarbeiten – und feststellen, dass die Karte in ihrer Brieftasche von der Ladestation auf dem Parkplatz nicht erkannt wird. 

Die gleiche Herausforderung stellt sich in Unternehmen, die über mehrere Tochtergesellschaften oder Standorte hinweg tätig sind. Wenn ein Mitarbeiter einer Tochtergesellschaft eine andere Niederlassung besucht, wird er dort möglicherweise als Gast im Ladenetzwerk behandelt – was Gasttarife nach sich zieht, die für ihn eigentlich gar nicht vorgesehen waren. Um dieses Problem zu lösen, bedarf es mehr als nur technischer Kompatibilität zwischen den Systemen. Entscheidend sind klare Preisvereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem Betreiber der Ladestation (CPO), damit die Mitarbeiter unabhängig davon, an welchem Standort sie ihr Fahrzeug aufladen, einheitliche und richtlinienkonforme Tarife erhalten. 

Für Unternehmen gehen die Auswirkungen über einen frustrierten Mitarbeiter an einer Ladestation hinaus. Der Zugang zu Ladestationen hängt nun eher von der Kompatibilität der Anbieter als von den Unternehmensrichtlinien ab. Der Verwaltungsaufwand steigt, da Teams Daten aus nicht aufeinander abgestimmten Systemen abgleichen müssen. Und für multinationale Unternehmen spielt sich dies gleichzeitig über mehrere Anbieter, Währungen und Länder hinweg ab. 

In diesem Zusammenhang garantiert Interoperabilität allein noch kein reibungsloses Ladeerlebnis. Die eigentliche Frage ist nicht einfach, ob Systememiteinander verbunden werden können, sondern obder Zugang gezielt geregelt wird. 

Was ist eine autorisierte Whitelist?  

Da sich die Ladedienste zunehmend auf verschiedene Anbieter verteilen, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, um festzulegen, welche Ladekarten an welchen Ladestationen und unter welchen Bedingungen verwendet werden dürfen. 

Hier kommt die autorisierte Whitelisting-Funktion – auch als „autorisierte Abrechnung durch Dritte“ bezeichnet – ins Spiel. 

Im Kern bedeutet Whitelisting,dass bestimmte Ladekarten ausdrücklich für die Nutzung an bestimmten Ladestationen zugelassen werden, selbst wenn diese Karten von einem anderen Anbieter als dem Betreiber der Ladestation ausgegeben wurden. Anstatt sich auf eine allgemeine Kompatibilität auf Netzwerkebene zu verlassen, wird hier eine gezielte Kontrolle eingeführt: Karten werden nicht standardmäßig akzeptiert, sondern nur, weil sie für einen bestimmten Kontext autorisiert wurden. 

In der Praxis ermöglicht dies Unternehmen, ein häufig auftretendes Problem zu lösen: Wenn die Ladeinfrastruktur und der Zugang zu den Ladestationen von unterschiedlichen Stellen verwaltet werden, muss die Unternehmensrichtlinie für beide Bereiche gelten. Die Autorisierung durch Dritte schafft eine Ebene, auf der diese Richtlinie angewendet werden kann. 

Wichtig ist, dass dies weder bedeutet, dass die Ladestationen für alle Karten von Drittanbietern geöffnet werden, noch dass die Karten, die die Mitarbeiter bereits verwenden, ausgetauscht werden müssen. Stattdessen ermöglicht es eine selektive und geregelte Interoperabilität anstelle einer binären – was insbesondere dann von Bedeutung ist, wenn Ladevorgänge finanzielle oder administrative Auswirkungen haben.  

Dies gilt auch für die Preisgestaltung: Durch klare Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem CPO stellt die Whitelist-Funktion sicher, dass autorisierte Mitarbeiter an allen Standorten die korrekten Tarife erhalten und nicht die Gastpreise, die andernfalls gelten würden. Wenn eine Sitzung mit einer Kostenerstattung oder Kostenverrechnung verbunden ist, reicht es nicht aus, zu wissen, dass sie stattgefundenhat. Es muss auch klar sein, dass sieautorisiertwar. 

Durch die Trennung des technischen Zugriffs von der richtlinienbasierten Autorisierung bietet die Whitelist-Methode Unternehmen eine strukturierte Möglichkeit, ein nahtloses Abrechnungserlebnis zu gewährleisten – ohne dass jeder Anbieter Teil eines einzigen geschlossenen Ökosystems sein muss. 

Berechtigung durch Dritte bei Last Mile Solutions 

Genau das setzt Last Mile Solutions in die Praxis um. 

Wenn die Ladekarten Ihrer Mitarbeiter von externen Anbietern verwaltet werden, können wir individuelle Regeln implementieren, die Ihrer Richtlinie zum Laden von Elektrofahrzeugen entsprechen – damit jedes Mal die richtigen Karten an den richtigen Ladestationen funktionieren. Das Ergebnis sind weniger Ausnahmen, weniger manueller Aufwand bei der Kostenerstattung und keine Gastladegebühren mehr, die Ihren Mitarbeitern gar nicht erst hätten entstehen dürfen. 

Unseren Untersuchungen zufolge kann die Whitelist-Methode unseren Partnern dabei helfen, ihre Kosten um 10 % zu senken und gleichzeitig die operative Effizienz im Personalwesen um 50 % zu steigern. 

Möchten Sie mehr über die Optimierung Ihrer Ladeinfrastruktur im Büro erfahren? Kontaktieren Sie unser Team noch heute.