Waarom de zakelijke creditcards van uw medewerkers op kantoor niet werken – en hoe u dit kunt oplossen  

In het kort:  

• Opladen op de werkplek vindt tegenwoordig plaats via thuis-, kantoor- en openbare netwerken – maar de infrastructuur en de oplaadkaarten worden vaak door verschillende aanbieders beheerd 

• Dit betekent dat de kaarten van medewerkers mogelijk niet naar behoren werken bij de oplaadpunten op kantoor, zelfs als beide systemen afzonderlijk correct functioneren 

• De hoofdoorzaak is een discrepantie tussen toegang (technisch) en autorisatie (beleidsgestuurd) 

• Met geautoriseerde whitelisting – aangeboden via een CPO-platform – kunnen organisaties precies bepalen welke kaarten waar en tegen welke prijs geldig zijn 

• Last Mile Solutions schat dat het gebruik van whitelists de kosten met 10% kan verlagen en de operationele efficiëntie van HR met 50% kan verhogen 

Naarmate organisaties hun infrastructuur uitbreiden om medewerkers te ondersteunen bij de overstap naar elektrische voertuigen, blijft het opladen op de werkplek niet langer beperkt tot één enkele omgeving. Medewerkers laden thuis op met een eigen laadpaal, op kantoor en af en toe via openbare laadnetwerken. Vanuit het perspectief van de bestuurder voelt dit als één doorlopende reis. Vanuit het perspectief van de organisatie is dat echter zelden het geval. 

De laadinfrastructuur op de werkplek kan door één aanbieder worden geïnstalleerd en beheerd, terwijl werknemers al laadkaarten gebruiken die zijn uitgegeven door een andere MSP ( mobility service provider ). Beide diensten werken op zich prima – maar niet per se in combinatie met elkaar. Om te begrijpen waarom dat zo is, moeten we het verschil tussen toegang en autorisatie nader bekijken. 

Waarom toegang alleen niet voldoende is  

Traditionele modellen voor laadkaarten zijn in de eerste plaats ontworpen om één vraag te beantwoorden:kan deze kaart een laadsessie starten? 

In openbare oplaadomgevingen werkt dit goed. De brede acceptatie is erg handig, en afzonderlijke oplaadsessies worden doorgaans tussen aanbieders afgehandeld zonder dat er aanvullende beleidsinterpretatie nodig is.  

Maar het opladen met ondersteuning van de werkgever – zowel thuis als op kantoor – brengt een reeks andere vereisten met zich mee. Organisaties moeten het volgende vaststellen: 

• Welke kaarten kunnen op bepaalde locaties worden opgeladen? 

• Of een sessie privé is of bedrijfsgerelateerd 

• Hoe die sessie moet worden behandeld met het oog op vergoeding of kostentoewijzing 

In deze scenario’s leidt onbeperkte toegang eerder tot onduidelijkheid dan tot eenvoud. Een kaart kan technisch gezien geldig zijn, maar toch ongeschikt voor een bepaald laadpunt of in een bepaalde context. Dit benadrukt een belangrijk onderscheid:toegang bepaaltof opladen technisch mogelijk is;autorisatie bepaaltof het onder vastgestelde voorwaarden is toegestaan. Naarmate het opladen van elektrische voertuigen zich steeds meer uitbreidt naar zowel de thuis- als de werkomgeving, wordt de mogelijkheid om duidelijke autorisatieregels toe te passen net zo belangrijk als de connectiviteit zelf. 

Waar de complexiteit zich begint af te tekenen  

Er ontstaat vaak complexiteit wanneer de laadinfrastructuur en de toegang tot laadpunten door verschillende partijen worden verzorgd – wat in de praktijk vaak het geval is. 

Een typisch scenario op de werkplek ziet er als volgt uit: de oplaadpunten op kantoor worden gehost en beheerd door aanbieder A (exploitant van oplaadpunten), terwijl werknemers gebruikmaken van oplaadkaarten die zijn uitgegeven door aanbieder B (e-mobility service provider). Afzonderlijk werken beide diensten zoals bedoeld. De uitdaging ontstaat wanneer werknemers verwachten dat ze naadloos samenwerken – en ontdekken dat de kaart in hun portemonnee niet wordt herkend door het oplaadpunt op de parkeerplaats. 

Dezelfde uitdaging doet zich voor binnen organisaties die actief zijn via meerdere dochterondernemingen of vestigingen. Wanneer een medewerker van de ene dochteronderneming een ander kantoor bezoekt, kan hij of zij op het laadnetwerk van die locatie als gast worden behandeld – waardoor gasttarieven in rekening worden gebracht die nooit voor hem of haar bedoeld waren. Om dit op te lossen is meer nodig dan alleen technische compatibiliteit tussen systemen. Het is van belang dat er duidelijke tariefafspraken zijn tussen het bedrijf en de exploitant van het laadpunt (CPO), zodat medewerkers consistente tarieven krijgen die in overeenstemming zijn met het beleid, ongeacht op welk kantoor ze hun auto opladen. 

Voor organisaties reikt de impact verder dan alleen een gefrustreerde medewerker bij een oplaadpunt. De toegang tot oplaadpunten wordt niet langer bepaald door het bedrijfsbeleid, maar door de compatibiliteit tussen aanbieders. De administratieve rompslomp neemt toe doordat teams gegevens uit onderling niet op elkaar afgestemde systemen met elkaar moeten afstemmen. En voor multinationale ondernemingen speelt dit zich tegelijkertijd af bij meerdere aanbieders, in verschillende valuta’s en in meerdere landen. 

In dit verband is interoperabiliteit op zich geen garantie voor een soepele oplaadervaring. De kern van de zaak is niet alleen of systemenmet elkaar kunnen communiceren, maar ook ofde toegang daar doelbewust wordt gereguleerd. 

Wat is geautoriseerde whitelisting?  

Naarmate oplaaddiensten steeds meer door verschillende aanbieders worden verzorgd, hebben organisaties een manier nodig om te bepalen welke oplaadkaarten bij welke oplaadpunten mogen worden gebruikt en onder welke voorwaarden. 

Hier komt het autoriseren via een whitelist – ook wel ‘door derden geautoriseerde afschrijving’ genoemd – om de hoek kijken. 

In wezen houdt whitelisting indat bepaalde oplaadkaarten expliciet worden toegestaan op specifieke oplaadpunten, zelfs wanneer die kaarten zijn uitgegeven door een andere aanbieder dan degene die het oplaadpunt exploiteert. In plaats van te vertrouwen op algemene compatibiliteit op netwerkniveau, wordt hiermee een bewuste vorm van controle ingevoerd: kaarten worden niet standaard geaccepteerd, maar omdat ze voor een specifieke context zijn geautoriseerd. 

In de praktijk stelt dit organisaties in staat om een veelvoorkomend probleem aan te pakken: wanneer de laadinfrastructuur en de toegang tot laadpunten door verschillende partijen worden beheerd, moet het bedrijfsbeleid op beide van toepassing zijn. Autorisatie door derden zorgt voor een extra laag waarin dit beleid kan worden toegepast. 

Belangrijk is dat dit niet betekent dat de oplaadpunten moeten worden opengesteld voor alle kaarten van derden, noch dat de kaarten die medewerkers nu al gebruiken, moeten worden vervangen. In plaats daarvan maakt het het mogelijk om interoperabiliteit selectief en gecontroleerd toe te passen in plaats van op een zwart-witbasis – wat vooral van belang is wanneer oplaadsessies financiële of administratieve gevolgen hebben.  

Dit geldt ook voor de prijsstelling: door duidelijke afspraken vast te leggen tussen het bedrijf en de CPO zorgt whitelisting ervoor dat bevoegde medewerkers op alle locaties de juiste tarieven krijgen, en niet de gasttarieven die anders van toepassing zouden zijn. Wanneer een sessie gekoppeld is aan een vergoeding of kostentoewijzing, is het niet voldoende om te weten dat deze heeft plaatsgevonden. Er moet ook duidelijk zijn dat ertoestemming voorwas. 

Door technische toegang te scheiden van beleidsgestuurde autorisatie, biedt het gebruik van whitelists organisaties een gestructureerde manier om een naadloze factureringservaring te bieden – zonder dat elke aanbieder deel moet uitmaken van één gesloten ecosysteem. 

Toestemming van derden op Last Mile Solutions 

Last Mile Solutions doet precies dat: dit in de praktijk brengen. 

Als de oplaadkaarten van uw medewerkers door externe aanbieders worden beheerd, kunnen we regels op maat implementeren die aansluiten bij uw beleid voor het opladen van elektrische voertuigen – zodat de juiste kaarten altijd bij de juiste oplaadpunten werken. Het resultaat is minder uitzonderingen, minder handmatig administratief werk voor vergoedingen en geen kosten meer voor het opladen als gast, die medewerkers eigenlijk helemaal niet hadden mogen maken. 

Uit ons onderzoek blijkt dat het gebruik van een whitelist onze partners kan helpen hun kosten met 10% te verlagen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie van de HR-afdeling met 50% te verhogen. 

Wilt u meer weten over het optimaliseren van uw oplaadopstelling op kantoor? Neem dan vandaag nog contact op met ons team.