Pourquoi les cartes de crédit de vos employés ne fonctionnent pas au bureau – et comment y remédier  

En bref : 

• La recharge sur le lieu de travail s'étend désormais au domicile, au bureau et aux réseaux publics, mais l'infrastructure et les cartes de recharge sont souvent gérées par des prestataires différents 

• Cela signifie que les cartes des employés risquent de ne pas fonctionner comme prévu sur les chargeurs du bureau, même lorsque les deux systèmes fonctionnent correctement chacun de leur côté. 

• La cause profonde réside dans un décalage entre l'accès (aspect technique) et l'autorisation (décidée au niveau des politiques) 

• La liste blanche autorisée – proposée via la plateforme Opérateur de recharge (CPO) – permet aux entreprises de contrôler précisément quelles cartes fonctionnent où, et à quel prix. 

• Last Mile Solutions estime que la mise en place d'une liste blanche peut permettre de réduire les coûts de 10 % et d'augmenter l'efficacité opérationnelle des ressources humaines de 50 % 

À mesure que les entreprises développent leur infrastructure pour accompagner leurs employés dans leur passage aux véhicules électriques, la recharge sur le lieu de travail ne se limite plus à un seul environnement. Les employés rechargent leur véhicule chez eux à l’aide d’un chargeur privé, au bureau et, parfois, sur des réseaux publics. Du point de vue du conducteur, cela ressemble à un parcours continu. Du point de vue de l’entreprise, c’est rarement le cas. 

L'infrastructure de recharge sur le lieu de travail peut être installée et exploitée par un prestataire, tandis que les employés utilisent déjà des cartes de recharge émises par un autre prestataire de services de mobilité (Opérateur de mobilité (MSP)). Chaque service fonctionne bien en soi, mais pas nécessairement en combinaison avec l'autre. Pour comprendre pourquoi, il faut examiner de plus près la différence entre « accès » et « autorisation ». 

Pourquoi l'accès seul ne suffit pas  

Les modèles traditionnels de cartes de recharge sont principalement conçus pour répondre à une seule question :cette carte permet-elle de lancer une session de recharge ? 

Dans les réseaux publics de recharge, ce système fonctionne bien. Son acceptation généralisée est très pratique, et les sessions individuelles sont généralement réglées entre les prestataires sans nécessiter d'interprétation supplémentaire des règles.  

Mais la recharge prise en charge par l'employeur – à domicile et au bureau – implique un ensemble d'exigences différentes. Les entreprises doivent déterminer : 

• Quelles cartes peuvent être rechargées à certains endroits ? 

• Qu'il s'agisse d'une séance privée ou professionnelle 

• Comment cette séance doit-elle être prise en compte aux fins du remboursement ou de la répartition des coûts ? 

Dans ces cas de figure, un accès sans restriction engendre davantage d’ambiguïté que de simplicité. Une carte peut être techniquement valide, mais néanmoins inadaptée à un chargeur ou à un contexte particulier. Cela met en évidence une distinction importante :l’accès déterminesi la recharge est techniquement possible ;l’autorisation déterminesi elle est autorisée dans des conditions définies. À mesure que la revoiture électrique e s’étend de plus en plus aux environnements domestiques et professionnels, la capacité à appliquer des règles d’autorisation claires devient tout aussi importante que la connectivité elle-même. 

Là où la complexité commence à se manifester  

La situation a tendance à se compliquer lorsque l'infrastructure de recharge et l'accès à la recharge sont assurés par des acteurs différents – ce qui, dans la pratique, est courant. 

Voici à quoi ressemble un scénario typique sur le lieu de travail : les bornes de recharge en entreprise sont hébergées et gérées par le prestataire A (opérateur de bornes de recharge), tandis que les employés utilisent des cartes de recharge émises par le prestataire B (prestataire de services de mobilité électrique). Pris séparément, ces deux services fonctionnent comme prévu. Le problème survient lorsque les employés s’attendent à ce qu’ils fonctionnent ensemble de manière transparente… et découvrent que la carte qu’ils ont dans leur portefeuille n’est pas reconnue par la borne de recharge du parking. 

Le même problème se pose au sein des organisations qui opèrent à travers plusieurs filiales ou sites. Lorsqu’un employé d’une filiale se rend dans un autre bureau, il peut être considéré comme un invité sur le réseau de recharge de ce site, ce qui lui fait appliquer un tarif « invité » qui n’était initialement pas prévu pour lui. Pour résoudre ce problème, la simple compatibilité technique entre les systèmes ne suffit pas. Il faut que des accords tarifaires clairs soient en place entre l’entreprise et l’opérateur de bornes de recharge (Opérateur de recharge (CPO)), afin que les employés bénéficient de tarifs cohérents et conformes à la politique de l’entreprise, quel que soit le site où ils rechargent leur véhicule. 

Pour les entreprises, les répercussions vont bien au-delà de la simple frustration d'un employé face à une borne de recharge. L'accès à la recharge dépend désormais de la compatibilité entre les différents fournisseurs plutôt que de la politique de l'entreprise. La charge administrative s'alourdit, les équipes devant harmoniser des données provenant de systèmes incompatibles. Et pour les multinationales, ce phénomène se répercute simultanément sur plusieurs fournisseurs, devises et pays. 

Dans ce contexte, l’interopérabilité ne suffit pas à elle seule à garantir une expérience de recharge fluide. La question sous-jacente n’est pas simplement de savoir si les systèmespeuvent se connecter entreeux, mais sil’accès est régulé de manière intentionnelle. 

Qu'est-ce que la liste blanche autorisée ?  

Les services de recharge étant de plus en plus répartis entre différents prestataires, les entreprises doivent pouvoir déterminer quelles cartes de recharge sont autorisées sur quels chargeurs et dans quelles conditions. 

C'est là qu'intervient la liste blanche autorisée, également appelée « facturation autorisée par un tiers ». 

Fondamentalement, la liste blanche consisteà autoriser explicitement l'utilisation de cartes de paiement spécifiques sur des bornes de recharge spécifiques, même lorsque ces cartes sont émises par un prestataire différent de celui qui exploite la borne de recharge. Plutôt que de s'appuyer sur une compatibilité générale au niveau du réseau, ce système introduit un contrôle délibéré : les cartes ne sont pas acceptées par défaut, mais parce qu'elles ont été autorisées dans un contexte particulier. 

Concrètement, cela permet aux organisations de remédier à un problème courant : lorsque l'infrastructure de recharge et l'accès à la recharge sont gérés par des entités différentes, la politique de l'entreprise doit s'appliquer aux deux. L'autorisation par un tiers crée un niveau au sein duquel cette politique peut être mise en œuvre. 

Il est important de noter que cela ne signifie pas pour autant d’ouvrir l’accès aux bornes de recharge à toutes les cartes tierces, ni de devoir remplacer les cartes que les employés utilisent déjà. Cela permet au contraire de rendre l’interopérabilité sélective et réglementée plutôt que binaire, ce qui revêt une importance particulière lorsque les sessions de recharge ont des implications financières ou administratives.  

Cela vaut également pour la tarification : en établissant des accords clairs entre l’entreprise et l’ Opérateur de recharge (CPO), la liste blanche garantit que les employés autorisés bénéficient des tarifs appropriés sur tous les sites, et non des tarifs réservés aux visiteurs qui s’appliqueraient autrement. Lorsqu’une session est liée à un remboursement ou à une imputation des coûts, il ne suffit pas de savoir qu’elle a eu lieu. Il faut également s’assurer qu’elle abien été autorisée. 

En dissociant l'accès technique de l'autorisation fondée sur des règles, la liste blanche offre aux organisations un moyen structuré de proposer une expérience de facturation fluide, sans pour autant exiger que chaque fournisseur fasse partie d'un écosystème fermé unique. 

Autorisation d'un tiers à l'adresse Last Mile Solutions 

C'est précisément ce que fait Last Mile Solutions . 

Si les cartes de paiement de vos employés sont gérées par des prestataires externes, nous pouvons mettre en place des règles personnalisées conformes à votre politique de facturation «voiture électrique » (les cartes autorisées uniquement sur les bornes autorisées) – afin que les bonnes cartes fonctionnent toujours sur les bonnes bornes. Il en résulte moins d’exceptions, une réduction des tâches administratives liées aux remboursements et la suppression des frais de recharge facturés aux visiteurs que les employés n’auraient pas dû engager au départ. 

Selon nos études, la mise en place d'une liste blanche permettrait à nos partenaires de réduire leurs coûts de 10 % tout en augmentant de 50 % l'efficacité opérationnelle de leurs services RH. 

Vous souhaitez en savoir plus sur l'optimisation de votre installation de recharge au bureau ? Contactez notre équipe dès aujourd'hui.